Télétravail : quelles sont les bonnes pratiques ?

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La situation sanitaire actuelle, avec l'épidémie de Covid-19 et les mesures de confinement prises par le gouvernement, ont amené une grande partie des entreprises à transférer les collaborateurs qui le pouvaient en télétravail. Il en va de même pour un grand nombre de cabinets d'experts-comptables. Nous vous présentons les bonnes pratiques pour rester efficace tout en travaillant de chez soi.

Comme beaucoup d'entreprises françaises, les cabinets d'expertise comptable ont dû se mettre en grande partie au télétravail. Alors qu'une majorité de Français n'ont jamais pratiqué le télétravail, ou bien pour la première fois à l'occasion des grèves de fin d'année dernière, il est nécessaire de rappeler quelques bonnes pratiques pour cet exercice. Car en effet, le télétravail n'est pas simplement le déplacement du bureau à la maison.

L'un des effets pervers du télétravail, notamment en cette période où tous ceux qui le peuvent sont forcés de télétravailler tous les jours de la semaine (contre un ou quelques jours par semaine le plus souvent en temps normal), c'est l'effet d'isolement. Cet isolement peut se faire ressentir à la fois d'un point de vue personnel et d'un point de vue professionnel.

Le risque d'isolement pour les collaborateurs est réel

D'un point de vue personnel, les collaborateurs des cabinets comptables peuvent rapidement se sentir seuls même confinés avec leur famille. C'est pourquoi il est souvent conseillé de recréer virtuellement des moments qui sont naturellement présents dans la vie du bureau : dire bonjour le matin et au revoir le soir, profiter d'une heure de pause habituelle pour partager quelque chose sans rapport avec le travail… Cela nécessite d'ailleurs d'adopter un rythme de travail équivalent à celui pratiqué au bureau, ce qui est fortement conseillé pour ne pas mélanger totalement la vie professionnelle et la vie personnelle. Celles-ci sont déjà suffisamment entremêlées par le simple fait que le travail est pratiqué à domicile.

Au plan professionnel, les collaborateurs peuvent parfois avoir l'impression d'être mal compris, d'être isolés au sein du groupe de travail, de ne pas comprendre les tâches qu'on leur impose ou parfois même, de ne pas disposer des outils ou moyens pour les réaliser. Dans ces cas, la communication est souvent la clé.

Il faut s'assurer que tout le monde est en mesure de réaliser son travail et qu'aucune contrainte (familiale, personnelle, technique…) ne les en empêche. Et si c'est le cas, il est toujours possible d'en parler avec le collaborateur concerné pour mieux adapter les tâches qui lui sont confiées.

Utiliser les bons moyens de communication avec ses collaborateurs en fonction de la situation

Nous conseillons aussi d'adopter les bons outils répondant aux situations appropriées. Ainsi, l'appel doit être réservé pour les urgences car il est plutôt intrusif. Le SMS et les logiciels de communication comme WhatsApp, Slack ou Telegram sont plutôt adaptés aux informations mineures ou sans rapport avec le travail en soi. Enfin, le mail est réservé aux problèmes plus complexes qui nécessitent des explications longues et qui ont une utilité à être archivés et conservés en mémoire.

Aujourd'hui, il existe de nombreux logiciels permettant de faire des vidéoconférences comme Skype ou Zoom. Si la vidéo n'est pas nécessaire, les conférences téléphoniques sont tout autant utiles. Celles-ci peuvent d'ailleurs être privilégiées pour des rendez-vous hebdomadaires avec son équipe pour s'assurer à la fois de la santé de ses collaborateurs, de leur ressenti, mais aussi de la manière dont le confinement a bouleversé (ou non) leurs habitudes de travail et comment ils s'y adaptent. Cela permet également de comprendre si la répartition des tâches entre les collaborateurs est bonne ou non.

Enfin, les cabinets d'experts-comptables qui avaient d'ores et déjà adopté des outils collaboratifs en ligne de type cloud sont forcément avantagés par ce passage obligatoire en télétravail. Parmi eux, on peut penser par exemple à Dropbox ou Google Drive. Ils permettent facilement de partager avec ses collaborateurs tous les documents nécessaires et utiles, à condition bien entendu qu'ils aient été numérisés auparavant.

Raphaël Lichten

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