Le télétravail, initialement perçu comme une option marginale dans les cabinets comptables, s'est imposé comme une norme depuis la crise sanitaire. La transition rapide vers ce mode de travail a mis en lumière de nouvelles problématiques, notamment en termes de supervision des équipes, de gestion des dossiers et de contrôle des temps.
Les cabinets doivent aujourd’hui repenser leurs méthodes organisationnelles afin de garantir la continuité et la qualité de leurs prestations tout en maintenant leur rentabilité. Dans ce contexte, la mise en place de solutions devient un allié de taille pour assurer un suivi rigoureux du temps de travail, optimiser les ressources et garantir la productivité des cabinets.
Le télétravail : un défi majeur pour les cabinets comptables
Si le télétravail a été largement adopté au cours des dernières années, sa mise en place pose des problématiques spécifiques aux cabinets comptables. Contrairement à d’autres secteurs, les missions comptables nécessitent une gestion précise des temps, un suivi rigoureux des tâches, et une coordination étroite entre les équipes. La distance géographique peut rendre difficile cette collaboration, tout en créant des risques de perte d’informations ou de retard dans les échéances de leurs clients.
Un accord de branche sur le télétravail au sein des cabinets d’expertise comptable et de commissariat aux comptes a été signé le 4 mars 2022 par la CFDT et les organisations patronales IFEC et ECF. Son préambule indique que “le télétravail est un levier majeur en faveur de l'amélioration de la qualité de vie au travail et du bien-être en entreprise”, c’est l’illustration d’un changement de perception notoire de cette thématique au sein de la profession.
Tempolia répond à ce besoin en offrant une solution centralisée en cloud, qui permet aux collaborateurs de saisir leur temps de travail en temps réel via des agenda graphique ou des tableaux comme Excel ce qui permet aux managers de superviser les projets de manière souple et rapide. Cette visibilité renforce la capacité des cabinets à anticiper les retards, ajuster les ressources et respecter les délais imposés par les clients. Avec sa variété de rapports et de synthèses, Tempolia permet une gestion efficace, même en télétravail, réduisant ainsi les risques d'erreurs ou d’incompréhensions liés à la distance.
Tempolia : une solution SaaS pour une gestion optimisée des équipes en télétravail
Tempolia est un logiciel conçu pour répondre spécifiquement aux besoins spécifiques des cabinets comptables en matière de gestion des temps et de facturation, particulièrement en contexte de télétravail. Grâce à son interface ergonomique et ses multiples fonctionnalités, Tempolia permet aux collaborateurs de saisir leurs heures en temps réel depuis n'importe quel appareil connecté, qu'ils soient au bureau ou à distance.
Les responsables bénéficient d'une vue d'ensemble complète sur les temps alloués à chaque dossier, leur permettant d'identifier rapidement les surcharges ou sous-utilisations de ressources. Cette visibilité immédiate permet de prendre des décisions rapides pour ajuster la répartition des charges de travail et optimiser l'efficacité des équipes.
En outre, la possibilité de suivre l'avancement des projets en temps réel renforce la flexibilité managériale, permettant d’adapter l’allocation des ressources en fonction des priorités clients et des éventuels imprévus.
Optimiser la rentabilité grâce à une analyse boni / mali en temps réel
L'un des aspects les plus complexes de la gestion des missions comptables est l'optimisation de la rentabilité, en particulier à travers l’analyse boni/mali. Traditionnellement, cette analyse est réalisée a posteriori, lors de la clôture de la mission, ce qui ne laisse que peu de marge de manoeuvre pour ajuster les prévisions et les coûts en cours de projet.
Avec Tempolia, les cabinets comptables peuvent désormais effectuer cette analyse en temps réel, en comparant les temps et frais engagés avec les factures émises. Cela permet de détecter immédiatement les écarts financiers, et d’implémenter des actions correctives, telles qu’une renégociation des honoraires ou une redistribution des ressources internes. Ainsi, plutôt que de subir une perte en fin de mission, les cabinets peuvent agir en amont pour maximiser leur rentabilité et maîtriser les coûts.
Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile pour les missions récurrentes ou de longue durée, où les ajustements budgétaires peuvent être réalisés en fonction des performances réelles. La possibilité de proposer des ajustements fondés sur des données objectives et actualisées renforce la crédibilité du cabinet et sa relation avec ses clients.
Renégocier ensuite les missions avec des bases solides
Une analyse précise des boni / mali en temps réel permet aussi de mieux préparer les renégociations des missions avec les clients en fin d’exercice. Tempolia centralise des données précises sur les écarts budgétaires, les temps réels consommés, et les coûts associés, offrant ainsi des arguments tangibles pour ajuster les contrats en fonction des ressources réellement mobilisées.
Pourquoi déployer Tempolia avant la fin de l’année ?
La fin d’année est une période pour les cabinets comptables, marquée par des échéances fiscales et comptables incontournables. C’est également un moment stratégique pour optimiser vos processus internes et préparer au mieux l’année à venir. Vous bénéficiez d’une solution qui vous permettra de mieux maîtriser le suivi des temps, d'améliorer l’allocation des ressources et d’assurer une meilleure gestion des missions durant notamment la période fiscale.
