Le 15 juillet 2013, le Conseil Supérieur du Notariat (CSN) communique une circulaire (n°2013-5) annonçant la mise en place d'un audit systématique préalable à toute cession d'un office de notariat, en se basant sur un rapport qui, au vu des experts-comptables appelés à intervenir, présentait des considérations discutables.
Alerté, le Conseil Supérieur de l'ordre des experts-comptables a mis en place un groupe de travail, constitué de professionnels spécialisés du secteur, afin d'examiner les documents concernés et d'élaborer des propositions. Faisant suite aux réunions tenues avec les représentants du CSN, une nouvelle circulaire a été publiée en août 2014 (n°2014-4).

Audit fonctionnel de l'office
La circulaire précise que le formulaire d'audit fonctionnel est uniforme pour tous les offices et qu'il appartient au Conseil régional ou à la Chambre interdépartementale de le communiquer au cédant. Ce document présente une base de données devant permettre aux différentes parties concernées par l'acquisition de travailler. Il comprend des informations à fournis sur l'historique de l'office, le chiffre d'affaires sur cinq ans, les activités principales, les charges abonnées, les émoluments, le personnel, les locaux, les emprunts, les comptes clients, la gestion de l'office, ainsi qu'une analyse comparative avec un groupe de référence défini par le CSN ayant des caractéristiques proches de l'office étudié.
A partir des données financières des cinq derniers exercices, une évaluation de l'office, selon des méthodes prédéfinies, venait compléter les informations à fournir. Cette évaluation est dorénavant supprimée du document d'analyse, le CSN souhaitant qu'elle soit réalisée dans un deuxième temps.
Ce document est procédé d'un mode d'emploi qui définit les travaux que le cédant doit effectuer, principalement la compilation des informations demandées. Grâce aux propositions du groupe de travail du Conseil supérieur, il est dorénavant complété des principaux contrôles à mettre en oeuvre par l'expert-comptable.

Cadre d'intervention de l'expert-comptable
Comme pour toute mission dite d'audit d'acquisition, la norme professionnelle relative aux procédures convenues (1) s'applique. Dans ce cadre, les diligences mises en oeuvre par l'expert-comptable relèvent de techniques de contrôle appropriées aux objectifs de la mission ; elles peuvent inclure des demandes d'informations, des analyses, des corroborations avec des éléments probants, de la concordance avec des éléments de comptabilité, des déclartions confirmées par une lettre d'affirmation, etc. Tel que la norme le prévoit, ces diligences doivent être préalablement convenues avec le client, le cédant dans ce cas-ci, et d'autres tiers intéressés le cas échéant.
Les travaux menés par le groupe de travail du Conseil supérieur ont permis de définir les modalités d'intervention de l'expert-comptable et la nature des contrôles à effectuer quant aux informations demandées, en concertation avec le CSN.

Outils proposés
Afin d'aider l'expert-comptable dans sa mission, le Conseil supérieur propose, via sa commissio des normes professionnelles, trois outils : un exemple de lettre de mission, de lettre d'affirmation des déclarations du cédant et de rapport. Ce dernier, émis par l'expert-comptable à l'issue de ses travaux, contient les procédures qu'il a mises en oeuvre et les constats qui en découlent permettant aux tiers intéressés de tirer leurs propres conclusions sur les informations soumises à l'examen de l'expert-comptable ; aucune assurance n'est fournie par le professionnel sur les informations communiquées dans le document d'analyse.

(1) Norme professionnel applicable à la mission d'examen sur la base de procédure convenues (NP 4400).