La dématérialisation est identifiée depuis le début de la mandature de Jopsep Zorgniotti comme un sujet majeur afin de permettre aux experts-comptables d'être en mesure, dans un court délai, de télétransmettre l'ensemble des déclarations de leurs clients.

Parmi les thème centraux de collaboration, avait déjà été reconnue la généralisation de l'EDI (Echange de Données Informatisées) dont la DSN et la mise en oeuvre des nouvelles normes et téléprocédures sociales. Ces projets impactent directement l'expert-comptable et ses collaborateurs dans l'éco-système de ces futures obligations. Depuis la mise en route est effective selon deux critères : un champ limité à certaines déclarations et sur la base du volontariat depuis 2013. A partir de mai 2014, une première obligation s'imposera à certains tiers déclarants avant la généralisation au 1er janvier 2016.

Préparez-vous aux modifications de la fréquence d'envoi

Avec la DSN, la fréquence d'envoi sera le mois pour tous les dossiers et non, comme aujourd'hui, le trimestre pour certains ou le mois pour d'autres, même si la fréquence des paiements reste inchangée par rapport à aujourd'hui. Le passage d'une logique de déclarations ponctuelles à une logique de déclaration permanente, "au fil de l'eau", modifie le rythme de production ; sans occulter l'oblgiation de tout déclarer selon le même processus et, en conséquence, l'impossibilité de répartir entre client et tiers déclarant les travaux comme aujourd'hui.

La fréquence mensuelle va lisser la charge de travail sur l'année et non plus la focaliser à certaines dates pour atteindre l'apogée avec la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales) de fin d'années, tant apppréhendée des collaborateurs du pôle social.

Passer à un rythme mensuel est un bouleversement qui nécessite de se préparer très en amont : les traitements informatiques, automatiques, doivent être performants de bout en bout et les gestionnaires capables de traiter rapidement les anomalies rencontrées pour ne pas les laisser subsister d'une période à l'autre.

Fiabilisez vos données en amont

La mise en oeuvre de la DSN s'appuie sur un référentiel national, dont les données doivent impérativement être correctes, complètes et actualisées sans possibilité de rétroactivité. C'est pourquoi il faut se lancer sans attendre dans le projet et avoir une démarche en amont de fiabilisation des données, qui seront adressées au sein des points d'entrée puis à chacun des groupes de protection sociale en EDI uniquement.
l'EDI dit "MtoM" (Machine to Machine) est une transmission sans intervention humaine d'un point à l'autre. En théorie et logiquement, quoi de plus simple ? Mais ce type d'envoi supporte mal les approximations et les ajustements manuels.

Organisez et automatisez la collecte des données
La DSN va booser davantage le pôle social vers la conformité qu'exige la paie, au regard des droits des salariés, du déclaratif social et de l'organisation pour y parvenir. Elle assurera l'industrialisation des EDI sociaux au sein du cabinet. Tiers déclarant, ce dernier pourra s'impliquer totalement dans le processus dès lors que ses outils de travail pour la production de paie seront totalement compatibles DSN et installés. Il sera indispensable de mettre en place une organisation et une automatisation de la collecte des données nécessaires au signalement des événements.

Quant au contrôle des flux, il sera à réaliser, de la même manière que celui mis en oeuvre pour le suivi commun aux EDI sociaux et fiscaux, par un seul et même outil au sein du cabinet.

La DSN serait une sorte d'aboutissement de la dématérialisation sociale ; n'oublions pas que les débuts de la dématérialisation initiée par le TDS (Transfert de Données Sociales) remontent aux années 80 sur support magnétique... Ce qui semble déjà loin derrière nous.

Retrouvez la liste des éditeurs de vos logiciels de paie compatibles avec la DSN dans la rubrique dédidée sur www.conseil-sup-services.com.