Le numérique est un enjeu central de la profession comptable. Déjà présent depuis un certain temps aux stades du traitement et de la restitution des données aux clients, il s’installe également aujourd’hui au niveau de la collecte même de l’information financière. Le Monde du Chiffre était présent lors d’une formation organisée à ce sujet par la société Triskelis.
Gagner en productivité grâce à la numérisation de la collecte des données comptables
Au sein des cabinets d’expertise comptable, les données financières suivent traditionnellement le circuit suivant. Les informations sont collectées auprès du client, puis traitées comptablement et restituées à ce dernier.
Il existe des outils performants et bien installés pour les deuxième et troisième niveaux d’intervention des cabinets. Mais la collecte même, pèche encore souvent par un manque de développement au plan digital. L’industrialisation de ces process via le numérique permettrait pourtant un gain notable de productivité. La collecte représente en effet entre 30 et 50 % du prix de revient. Améliorer les process à cet égard constitue une voie royale pour faire évoluer le modèle économique du cabinet, optimiser l’offre tarifaire et gagner des parts de marché face à la concurrence.
Une difficulté de la collecte vient du fait que les sources d’information sont désormais multiples. L’expert-comptable est devenu un « récepteur multi-canal » en relation avec les clients, mais également, les banques, les fournisseurs, l’administration de Bercy… L’accueil des données se doit donc d’être le plus ouvert et souple possible afin d’accélérer leur traitement puis leur restitution. Idéalement, la collecte correspondra à une phase de « prédigestion » de la data, via les outils numériques, afin de libérer ensuite du temps pour des interventions à plus forte valeur ajoutée, à commencer par le fameux conseil.
Optimiser la collecte des datas via le numérique : comment faire ?
Concernant par exemple les données de caisse, les contraintes sont importantes pour les cabinets comptables, liées notamment à la lutte contre le blanchiment et la fraude fiscale, avec le FEC et l’obligation pour les commerçants de disposer de logiciels certifiés depuis le 1er janvier 2018.
Afin d’améliorer les process à l’ère du numérique, il est possible d’envisager la transition suivante. Pour l’heure, la collecte de l’information suit souvent une chaîne linéaire : l’opération financière (une vente par exemple) est enregistrée dans la caisse du client, ce qui donne lieu ensuite à une donnée de caisse, puis à un ticket Z (état récapitulatif de fin de journée, édité par la caisse enregistreuse) qui termine sa course, pour inscription comptable, sur le bureau du collaborateur en charge du dossier.
L’utilisation d’un cloud lié au logiciel de caisse permet de sortir de ce schéma linéaire afin d’accélérer les process de collecte de la data financière. Les données sont alors déposées par le client dans le cloud. Le collaborateur récupère les informations dans cet espace commun, les traite puis les retourne au client dans ce même espace d’échange dématérialisé.
D’autres solutions d’optimisation de la collecte existent pour les factures clients, les données bancaires (avec le téléchargement notamment), fournisseurs, etc. La transition numérique est également une question plus globale d’organisation du cabinet d’expertise comptable. Un challenge qui relève alors d’un véritable « projet d’entreprise » ! Un état des lieux pourra être dressé concernant l’évolution du cabinet au niveau digital, qui débouchera ensuite sur un plan d’actions mettant en exergue les choix prioritaires à effectuer. Il importe ici de ne pas mener tous les chantiers de front mais de procéder pas à pas, idéalement en organisant le travail autour d’un référent nommé spécialement pour cette question de la digitalisation de la collecte au sein du cabinet.
Hugues Robert