En matière de congés payés, les règles sont relativement stables. Et pourtant, ils sont souvent mal gérés, mal anticipés, ce qui est source de tensions dans les entreprises. En conséquence, autant anticiper pour tenter de satisfaire le maximum de salariés tout en étant scrupuleusement respectueux du droit.

Qui choisit les dates de congés ?

Lorsque l'activité le permet, il est courant de laisser aux salariés une part de liberté dans le choix des dates de congés.
On l'oublie quelquefois, mais c'est l'employeur qui fixe les dates des congés, après avis du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel.
Il doit tenir compte de l'ancienneté du salarié dans l'entreprise, de son éventuelle activité chez un ou plusieurs autres employeurs et de sa situation de famille, notamment des possibilités de congé de son conjoint et de la présence au sein de son foyer d'un handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie.
Dans tous les cas, les conjoints travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané. En revanche, il n'est pas tenu de calquer les dates de congé du salarié sur celui de son conjoint travaillant pour un autre employeur.

Pourquoi s'y prendre dès maintenant ?

Les salariés doivent être prévenus de leurs dates de congés au moins un mois à l'avance.
En cas de circonstances réellement exceptionnelles (redressement judiciaire, commande inattendue de nature à sauver l'entreprise...), ces dates pourront être modifiées, et ceci un mois à l'avance également.

Comment éviter les congés de fractionnement ?

Ces jours supplémentaires dits « de fractionnement » ont été instaurés pour limiter l'octroi des congés à la mauvaise saison.
Petit rappel : pour une année complète de présence, le salarié acquiert, sauf convention collective plus favorable, 5 semaines de congés payés : le congé principal de 4 semaines, et la « cinquième semaine ».
Sur le congé principal, l'employeur doit donner au moins deux semaines consécutives situées entre deux jours de repos hebdomadaire (en général le dimanche), et ceci entre le 1er mai et le 31 octobre (sauf accord collectif prévoyant d'autres dates).
La cinquième semaine ne donne pas droit aux congés de fractionnement.

Restent donc deux semaines susceptibles de donner lieu à des jours supplémentaires, dans les conditions suivantes :
- Pour 3 à 5 jours ouvrables pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, acquisition d'un jour supplémentaire,
- Pour 6 jours et plus pris en dehors de cette même période, acquisition de 2 jours supplémentaires.
Si la convention collective dont relève l'entreprise octroie plus de 24 jours de congés, par exemple des congés d'ancienneté, ils ne donnent pas droit aux congés de fractionnement.
- L'employeur peut accepter ou refuser les jours demandés hors période, ou bien encore les accepter à condition que le salarié renonce par écrit et à chaque demande aux jours de fractionnement.

Est-il possible de payer des congés au salarié au lieu de lui faire prendre ?

Non. Les congés payés sont un droit. L'employeur doit prendre toutes les dispositions nécessaires pour que le salarié en bénéficie.
En cas de litige, il lui appartiendra de prouver qu'il a bien pris les mesures nécessaires.
A défaut, il s'expose à une amende. En outre, en cas d'accident du travail, si le salarié n'a pas pu prendre ses congés normalement, le manque de repos pourra être utilisé contre l'entreprise pour invoquer la faute inexcusable de l'employeur.

Peut-on reporter des congés d'une année sur l'autre, voire plus ?

En principe, non, car le droit est annuel. Toutefois, il existe quelques exceptions : congé maladie ou maternité, annualisation du temps de travail, accord collectif, mise en place d'un compte-épargne temps...

Comment respecter le formalisme pour éviter les litiges ?

Les congés doivent être rigoureusement administrés. L'entreprise peut rédiger des courriers d'information, des fiches de demande avec acceptation ou refus, tout ceci soigneusement daté et signé.
Toutefois la meilleure solution actuellement est de mettre en place un portail salarié permettant en quelques clics de suivre l'ensemble des procédures d'information et de respect des délais.

La matière sociale est un domaine sensible ; les salariés, surtout en ce qui concerne les congés payés, sont très au fait de leurs droits. Il est fortement recommandé de se faire accompagner par son cabinet d'expertise comptable pour être sûr de respecter le droit.