Une facture désigne généralement le document contenant les détails d'une prestation de service ou d'une vente de marchandise par un professionnel à un client. La facture électronique est celle émise et reçue sous format numérique, notamment par email ou à travers la communication d'un lien sécurisé sur un portail internet.
La facture électronique doit respecter certaines règles pour être valide. En effet, elle doit garantir l'authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l'intégralité de son contenu. Par ailleurs, la facture électronique doit contenir les mêmes mentions obligatoires que celles sur support papier, telles que l'identité du professionnel et du client, la date d'émission, le numéro de la facture, les détails concernant la TVA et la date de la vente.
Il existe plusieurs options pour garantir le respect de ces règles comme par exemple, l'utilisation de la signature électronique, d'un système d'échange de données informatisées pour la transmission des factures ou encore, d'un système de contrôle qui établit une piste d'audit fiable entre la facture et la transaction en question.
En comptabilité, les factures doivent être conservées pendant une durée de dix ans et agissent comme justificatifs comptables pour l'établissement des comptes annuels.
Facture électronique obligatoire pour les marchés publics
En ce qui concerne les marchés publics, la facturation électronique est obligatoire pour les grandes entreprises, les entreprises de taille intermédiaire, les petites et moyennes structures et les micro-entreprises qui adressent des factures aux acheteurs publics, tels que l'État ou les collectivités locales. Le dépôt ou la saisie des factures ainsi que leur suivi se font sur la plateforme Chorus Pro qui y est dédiée.
Par ailleurs, la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques impose aux entreprises privées d'accepter les factures qu'elles reçoivent sous format électronique de la part d'autres structures privées.
Avantages de la facture électronique
On peut tout d'abord relever l'avantage financier car la facture électronique permet aux entreprises d'économiser sur les frais d'imprimerie et les dépenses d'affranchissement. Elle est aussi plus simple car l'entreprise n'aura pas à se préoccuper de l'adresse où envoyer la facture. Enfin, la facture numérique permet une meilleure traçabilité car l'entreprise aura les détails concernant le traitement des factures qu'elle a envoyées.
Arzeenah Hassunally